Stuur je je facturen nu nog als pdf per mail? Dan verandert er de komende jaren flink wat. Het kabinet heeft besloten dat e-facturatie verplicht wordt voor zakelijke transacties tussen bedrijven. En niet alleen voor handel met andere EU-landen, maar ook voor facturen binnen Nederland. 2030 klinkt ver weg, maar wie nu begint, stapt straks zonder stress over. In dit artikel lees je wat er gaat veranderen en wat je nu al kunt doen.
Wat heeft het kabinet besloten?
Op 11 september 2026 stuurde het kabinet een contourenbrief over elektronisch factureren en rapporteren naar de Tweede Kamer. Daarin staan de belangrijkste data:
- 1 juli 2030: verplichte e-factuur voor B2B-transacties, zowel binnenlands als met andere EU-landen.
- 1 juli 2030: digitale rapportage aan de Belastingdienst van transacties met andere EU-landen.
- 1 juli 2031: digitale rapportage van binnenlandse transacties.
De plannen komen voort uit de Europese richtlijn ViDA (VAT in the Digital Age). Lidstaten mogen zelf kiezen of ze de regels ook op binnenlandse transacties toepassen. Nederland doet dat, net als Frankrijk, Duitsland, België, Polen en Italië.
Het wetsvoorstel gaat naar verwachting vóór de zomer van 2027 naar de Tweede Kamer. Details kunnen dus nog veranderen.
Wat is een e-factuur eigenlijk?
Hier gaat het vaak mis. Veel ondernemers denken dat ze al elektronisch factureren omdat ze een pdf mailen. Maar een pdf per mail telt niet als e-factuur. Ook een scan of een factuur in Word valt erbuiten.
Een echte e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand, meestal XML. Mensen kunnen het niet lezen als een gewone factuur, maar boekhoudsoftware wel. De gegevens komen daardoor automatisch en zonder overtypen in de administratie van je klant terecht.
Voor wie geldt de verplichting?
In principe voor alle ondernemers die facturen sturen aan andere bedrijven. Er is één belangrijke uitzondering: ondernemers die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR) en een jaaromzet hebben van maximaal 20.000 euro blijven uitgezonderd van zowel de e-facturatie- als de rapportageplicht.
Ben je zzp’er met een hogere omzet, of heb je een mkb-bedrijf? Dan krijg je er dus gewoon mee te maken.
Wat is Peppol en moet ik daarop aansluiten?
Peppol is een beveiligd netwerk waarover bedrijven e-facturen naar elkaar versturen. In Nederland wordt het al verplicht gebruikt voor facturen aan de rijksoverheid.
Adviesbureau EY heeft het kabinet aangeraden Peppol voor te schrijven voor alle zakelijke facturen. Het kabinet heeft die keuze nog niet overgenomen. Welke infrastructuur verplicht wordt, is dus nog niet besloten. Peppol ligt wel het meest voor de hand.
Goed nieuws: aansluiten doe je meestal niet zelf. Werk je met een boekhoudprogramma als Exact Online of Yuki, dan zit e-facturatie via Peppol al in het pakket. Vaak is het een kwestie van eenmalig instellen.
Nu al relevant: overheid en Belgische klanten
Voor sommige ondernemers is e-facturatie nu al actueel:
- Lever je aan de overheid? Aan de rijksoverheid is een e-factuur al verplicht. Gemeenten, provincies en waterschappen moeten e-facturen sinds 18 april 2019 kunnen ontvangen en vragen er steeds vaker om.
- Heb je Belgische klanten? In België is e-facturatie via Peppol sinds 1 januari 2026 verplicht voor B2B-transacties. Belgische klanten vragen daardoor vaker om een Peppol-factuur.
De voordelen: meer dan alleen een verplichting
E-facturatie kost je in het begin wat tijd, maar levert ook veel op:
- Sneller betaald: de factuur komt direct in het systeem van je klant, wat vaak zorgt voor snellere betaling en een betere cashflow.
- Minder fouten: geen overtypen van bedragen, btw-nummers of IBAN’s.
- Minder handwerk: ook inkomende facturen worden automatisch verwerkt.
Zo bereid je je voor in 5 stappen
- Breng in kaart hoe je nu factureert. Via pdf, papier of al gestructureerd? Alles wat niet voldoet aan de Europese norm EN 16931 moet vóór 1 juli 2030 anders.
- Check je boekhoudpakket. Kan het e-facturen versturen én ontvangen? Zo niet, kijk dan of een overstap nodig is.
- Maak je basisgegevens op orde. Denk aan je bedrijfsgegevens, btw-id, KVK-nummer, klantgegevens, factuurnummering en btw-instellingen. Als die basis klopt, is de stap naar e-facturatie veel kleiner.
- Begin met één klant. Test het versturen van e-facturen met een klant die er al klaar voor is, bijvoorbeeld een overheidsinstantie of Belgische klant.
- Volg het wetsvoorstel. Houd in 2027 in de gaten wat er in de definitieve wet komt te staan.
Conclusie
E-facturatie wordt vanaf 1 juli 2030 de norm voor zakelijke facturen in Nederland. De pdf per mail verdwijnt dan voor B2B. Alleen ondernemers met de KOR en maximaal 20.000 euro omzet blijven buiten schot. Wacht niet tot het laatste moment: check je boekhoudpakket, maak je gegevens op orde en begin alvast met testen. Dan ben je straks klaar en profiteer je nu al van snellere betalingen.
Let op: dit artikel is gebaseerd op de contourenbrief van het kabinet van september 2026. Het wetsvoorstel moet nog worden ingediend en door de Tweede en Eerste Kamer. Details, zoals de verplichte infrastructuur, kunnen nog veranderen.
