Een medewerker die structureel onvoldoende functioneert, kun je niet van de ene op de andere dag ontslaan. Als werkgever moet je eerst duidelijk maken wat er misgaat, aangeven wat je verwacht en de werknemer een serieuze kans geven om te verbeteren.
Daarbij is een goed personeelsdossier belangrijk. Niet omdat je zoveel mogelijk negatieve punten wilt verzamelen, maar omdat je moet kunnen aantonen dat je zorgvuldig hebt gehandeld. Bij ontslag wegens disfunctioneren beoordeelt uiteindelijk de kantonrechter of die kans op verbetering daadwerkelijk is geboden.
Wanneer is sprake van disfunctioneren?
Een medewerker functioneert onvoldoende wanneer hij of zij niet voldoet aan de redelijke eisen die bij de functie horen. Denk aan structureel slechte resultaten, terugkerende fouten, onvoldoende vakkennis of problemen met vaardigheden die essentieel zijn voor de functie.
Een enkele fout of tegenvallende maand is daarvoor niet genoeg. Bovendien moet voor de werknemer duidelijk zijn wat er onvoldoende is en welk niveau wel wordt verwacht.
Disfunctioneren mag daarnaast niet het gevolg zijn van ziekte of gebreken. Ook wanneer onvoldoende functioneren ontstaat doordat de werkgever te weinig aandacht heeft besteed aan scholing of goede arbeidsomstandigheden, kan ontslag op deze grond problematisch worden.
Begin daarom bij de basis: is de functie zelf duidelijk omschreven en weet de medewerker wat er van hem of haar wordt verwacht?
Leg concrete voorbeelden vast
Een goed dossier bestaat uit feiten, niet uit algemene kwalificaties.
Schrijf dus liever niet:
“Jan communiceert slecht.”
Leg vast wat er daadwerkelijk gebeurde:
“Op 8 juni is de afgesproken klantupdate niet verstuurd, waardoor de klant zelf contact moest opnemen. Tijdens het gesprek van 10 juni is besproken dat klantupdates voortaan uiterlijk iedere vrijdag worden verzonden.”
Bewaar relevante informatie zoals:
- functieomschrijving en gemaakte resultaatafspraken;
- verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken;
- concrete voorbeelden van fouten of gemiste afspraken;
- relevante e-mails en schriftelijke feedback;
- afspraken die naar aanleiding daarvan zijn gemaakt.
Daarbij hoort ook de reactie van de medewerker. Een personeelsdossier moet geen eenzijdige verzameling klachten worden. Leg daarom vast wanneer iemand het niet eens is met de kritiek en waarom.
Bespreek problemen op tijd
Een veelgemaakte fout is maandenlang irritatie laten oplopen en vervolgens tijdens het jaarlijkse beoordelingsgesprek ineens melden dat iemand onvoldoende functioneert.
Dat is niet de bedoeling. De werknemer moet tijdig weten dat het functioneren tekortschiet en gelegenheid krijgen om daar iets aan te veranderen. Rijksoverheid noemt daarbij expliciet dat onvoldoende functioneren bij voorkeur in een functionerings- of beoordelingsgesprek wordt besproken.
Wacht daarom niet tot je over ontslag nadenkt. Bespreek problemen zodra duidelijk wordt dat ze structureel zijn.
Stuur na een belangrijk gesprek een kort verslag waarin staat wat is besproken, welke verbeteringen nodig zijn en welke afspraken zijn gemaakt. Daarmee voorkom je later discussie over wat wel of niet is gezegd.
Alle dossieronderdelen én de valkuilen op één plek? Die hebben we voor je verzameld in een gratis checklist.
➜ Download de dossier-checklist (pdf)
Start een serieus verbetertraject
Blijft het functioneren achter nadat je meerdere keren feedback hebt gegeven? Dan is een formeel verbetertraject meestal de volgende stap.
In een verbeterplan beschrijf je zo concreet mogelijk:
- wat er momenteel onvoldoende gaat;
- welk resultaat wel wordt verwacht;
- hoe verbetering wordt gemeten;
- welke ondersteuning je als werkgever aanbiedt;
- wanneer de voortgang wordt besproken;
- binnen welke periode verbetering moet plaatsvinden;
- wat er gebeurt wanneer voldoende verbetering uitblijft.
Een recente uitspraak uit 2026 bevestigt dat een werkgever concrete voorbeelden moet noemen, duidelijke doelstellingen moet vaststellen, ondersteuning moet bieden en tussentijds moet evalueren. De werknemer moet een reële kans krijgen om het gewenste niveau alsnog te bereiken.
Een verbeterplan moet dus meer zijn dan: “Je krijgt drie maanden om beter te functioneren.”
Hoe lang moet een verbetertraject duren?
Er bestaat geen wettelijke standaardtermijn van bijvoorbeeld twee, drie of zes maanden.
De Hoge Raad heeft geoordeeld dat wat van een werkgever wordt verwacht afhangt van de omstandigheden. Daarbij spelen onder andere de functie, ervaring van de werknemer, aard van de tekortkomingen, duur van het disfunctioneren en eerder aangeboden begeleiding een rol.
Een relatief eenvoudig probleem kan sneller te verbeteren zijn dan bijvoorbeeld leiderschap, communicatie of vakinhoudelijke kennis.
Kijk daarom niet alleen naar de kalender. De belangrijkste vraag is of de werknemer daadwerkelijk een redelijke mogelijkheid heeft gehad om verbetering te laten zien.
Bied zelf ook ondersteuning
Een verbetertraject is geen examen waarbij je als werkgever vanaf de zijlijn afwacht of iemand slaagt.
Onderzoek wat nodig is om verbetering mogelijk te maken. Dat kan bijvoorbeeld bestaan uit extra begeleiding, coaching, een opleiding, duidelijke werkinstructies of vaker overleg met de leidinggevende.
Leg ook deze inspanningen vast. Noteer welke ondersteuning is aangeboden, wanneer deze heeft plaatsgevonden en wat ermee is gedaan.
De verantwoordelijkheid ligt overigens niet volledig bij de werkgever. Van een medewerker mag eveneens worden verwacht dat hij feedback serieus neemt en actief meewerkt aan verbetering. Hoeveel eigen initiatief redelijk is, hangt mede af van de functie en ervaring. De Hoge Raad heeft bevestigd dat ook dat onderdeel mag meewegen.
Plan tussentijdse evaluaties
Wacht niet tot de laatste dag van het verbetertraject om te vertellen dat de medewerker niet voldoende vooruitgang heeft geboekt.
Plan vooraf meerdere evaluatiemomenten. Bespreek daarbij per verbeterpunt:
- wat inmiddels beter gaat;
- wat nog onvoldoende is;
- welke concrete voorbeelden daarvan bestaan;
- welke ondersteuning nog nodig is;
- wat in de resterende periode moet gebeuren.
Maak van ieder gesprek een kort verslag en geef de medewerker gelegenheid daarop te reageren.
Zo ontstaat gedurende het traject een duidelijk beeld van de ontwikkeling. Dat is veel overtuigender dan achteraf een dossier samenstellen waarin vooral wordt beschreven waarom het misging.
Vergeet scholing niet
Stel dat je medewerker moeite heeft met nieuwe software die inmiddels een belangrijk onderdeel van de functie is. Wanneer je nooit een fatsoenlijke training hebt aangeboden, kun je moeilijk stellen dat de werknemer uitsluitend zelf verantwoordelijk is voor het gebrek aan kennis.
Voor ontslag wegens disfunctioneren geldt expliciet dat de ongeschiktheid niet het gevolg mag zijn van onvoldoende zorg voor scholing door de werkgever.
Leg daarom ook opleidingen, trainingen, coaching en aangeboden begeleiding vast. Weigert een medewerker redelijke ondersteuning? Noteer dat eveneens.
Onderzoek of herplaatsing mogelijk is
Zelfs wanneer voldoende vaststaat dat iemand zijn huidige functie niet goed kan uitvoeren, ben je er nog niet.
Voor ontbinding geldt in beginsel ook dat herplaatsing binnen een redelijke termijn niet mogelijk moet zijn of niet in de rede moet liggen. Daarbij moet waar nodig worden gekeken of scholing herplaatsing in een passende andere functie mogelijk maakt.
Dit onderdeel wordt nog weleens onderschat. In verschillende recente zaken uit 2025 en 2026 stond het disfunctioneren voldoende vast, maar liep de werkgever alsnog tegen problemen aan omdat onvoldoende naar herplaatsing was gekeken.
Onderzoek daarom voordat je richting ontslag gaat:
- zijn er andere passende vacatures?
- komt binnenkort een passende functie vrij?
- kan de werknemer die functie met beperkte scholing uitvoeren?
- zijn binnen een eventuele bedrijfsgroep mogelijkheden?
Leg ook dat onderzoek vast.
Wat moet uiteindelijk in het dossier zitten?
Een goed opgebouwd dossier vertelt eigenlijk het volledige verhaal. Daaruit moet blijken dat duidelijk was wat de functie inhield, waar het functioneren tekortschoot en welke mogelijkheid de medewerker heeft gekregen om daar iets aan te doen.
Denk minimaal aan:
- arbeidsovereenkomst en functieomschrijving;
- duidelijke functie- en prestatiedoelstellingen;
- eerdere functionerings- en beoordelingsverslagen;
- concrete voorbeelden van onvoldoende functioneren;
- schriftelijke feedback en gespreksverslagen;
- het verbeterplan met meetbare verbeterpunten;
- aangeboden scholing en begeleiding;
- tussentijdse evaluaties;
- een eindevaluatie;
- de reactie van de werknemer;
- onderzoek naar passende herplaatsing.
Een dossier van honderd pagina’s is niet automatisch sterker dan een dossier van twintig pagina’s. De inhoud moet vooral consequent, feitelijk en logisch zijn.
Veelgemaakte fouten bij een disfunctioneringsdossier
De grootste fout is beginnen met dossieropbouw wanneer de beslissing om afscheid te nemen eigenlijk al vaststaat.
Een verbetertraject moet een echte kans op verbetering zijn. Wanneer uit e-mails blijkt dat de vervanger al is gezocht terwijl het traject net begint, helpt dat je positie niet.
Andere veelgemaakte fouten zijn vage kritiek, jarenlang positieve beoordelingen gevolgd door plotseling een onvoldoende, doelen die niet meetbaar zijn en een verbetertraject zonder begeleiding.
Ook ziekte en disfunctioneren moet je goed uit elkaar houden. Functioneert iemand minder door medische problemen, dan kunnen andere verplichtingen gelden en bestaat tijdens de eerste twee ziektejaren in beginsel ontslagbescherming.
Wat als het functioneren niet verbetert?
Heeft de medewerker een serieus verbetertraject doorlopen, blijft het functioneren aantoonbaar onvoldoende en is passende herplaatsing niet mogelijk? Dan kun je kijken naar beëindiging van het dienstverband.
Werkgever en werknemer kunnen bijvoorbeeld afspraken maken in een vaststellingsovereenkomst. Komen jullie er samen niet uit, dan loopt ontslag wegens disfunctioneren via de kantonrechter, niet via UWV. De rechter beoordeelt vervolgens of voldoende grond voor ontbinding bestaat en of aan de overige voorwaarden is voldaan.
Ga daarom niet pas naar een arbeidsrechtjurist wanneer het verbetertraject is mislukt. Zeker bij een vast contract is het verstandig om vooraf te laten controleren of het verbeterplan en dossier juridisch goed zijn ingericht.
Dossieropbouw begint met goed werkgeverschap
Een goed dossier bouw je niet op om iemand eruit te krijgen. Je bouwt het op doordat je problemen tijdig bespreekt, afspraken vastlegt en serieus probeert het functioneren te verbeteren.
Dat is uiteindelijk ook het doel van een verbetertraject: ervoor zorgen dat een medewerker zijn functie weer goed kan uitvoeren.
Lukt dat ondanks duidelijke feedback, voldoende tijd, begeleiding en scholing niet? Dan heb je niet alleen een sterker juridisch dossier, maar kun je ook beter onderbouwen waarom verdergaan in de huidige functie niet meer realistisch is.
Dit artikel bevat algemene informatie over Nederlands arbeidsrecht en is geen juridisch advies voor een specifieke situatie.