Een factuur die een paar dagen te laat wordt betaald, hoeft niet direct een probleem te zijn. Maar wanneer openstaande bedragen zich opstapelen, kan dat snel gevolgen hebben voor je cashflow. Salarissen, btw, leveranciers en andere vaste lasten lopen immers gewoon door, ook wanneer klanten hun betaaltermijn niet halen.
Veel ondernemers komen pas in actie wanneer een factuur al weken of zelfs maanden openstaat. Juist daar valt winst te behalen. Goed debiteurenbeheer begint namelijk ruim vóór het inschakelen van een incassobureau.
Door facturen consequent op te volgen en het debiteurenbeheer eventueel uit te besteden, kun je betalingsachterstanden eerder signaleren. Blijft betaling ondanks herinneringen uit, dan kan een incassobureau vervolgens helpen om de vordering professioneel te innen.
Begin niet pas wanneer een factuur maanden openstaat
Hoe langer een factuur blijft liggen, hoe groter de kans dat betaling ingewikkelder wordt. Misschien heeft de klant administratieve problemen, bestaat er discussie over de geleverde dienst of zijn er financiële problemen.
Daarom is het verstandig kort na het verlopen van de betalingstermijn contact op te nemen.
Controleer eerst of de factuur klopt en bij de juiste persoon is terechtgekomen. Een verkeerd inkoopnummer, ontbrekende referentie of verzending naar een oud e-mailadres kan betaling zomaar vertragen.
Neem daarna persoonlijk contact op. Een telefoongesprek is vaak effectiever dan direct een stevige sommatie sturen. Misschien is de factuur simpelweg over het hoofd gezien of wacht de administratie nog op interne goedkeuring.
Maak je tijdens zo’n gesprek afspraken over betaling? Bevestig deze dan schriftelijk.
Zorg dat je betalingstermijnen vooraf duidelijk zijn
Goed debiteurenbeheer begint al voordat je een factuur verstuurt.
Spreek vooraf af binnen welke termijn een klant moet betalen en leg dit vast in je offerte, overeenkomst en algemene voorwaarden. Zeker bij grotere opdrachten wil je achteraf geen discussie krijgen over een betalingstermijn die nooit duidelijk is afgesproken.
Denk ook na over de manier waarop je factureert. Bij een groot project kan het verstandiger zijn om met een voorschot en deelfacturen te werken dan het volledige bedrag pas na oplevering in rekening te brengen.
Hoe duidelijker de financiële afspraken vooraf zijn, hoe eenvoudiger het wordt om achteraf op tijdige betaling aan te dringen.
Een betalingsherinnering hoeft niet direct hard te zijn
Is de betaaltermijn verstreken? Stuur dan snel een herinnering.
De eerste boodschap hoeft niet zwaar of juridisch te klinken. Vermeld duidelijk om welke factuur het gaat, welk bedrag nog openstaat en wanneer de betalingstermijn is verlopen. Voeg de factuur eventueel opnieuw toe.
Heeft een klant tijdelijk moeite om te betalen? Dan kan een betalingsregeling soms beter werken dan direct escaleren. Spreek in dat geval duidelijk af welke bedragen op welke momenten worden betaald en leg de regeling schriftelijk vast.
Bij zakelijke klanten gelden andere regels dan bij consumenten. Bij een consument moet je bijvoorbeeld rekening houden met de wettelijke 14-dagenbrief voordat je incassokosten in rekening kunt brengen. Zorg daarom dat je weet met welk type klant je te maken hebt.
Wanneer schakel je een incassobureau in?
Wanneer telefoontjes, herinneringen en een duidelijke aanmaning geen resultaat opleveren, kun je de vordering overdragen aan een incassobureau.
Een incassobureau probeert namens jou betaling te verkrijgen zonder direct naar de rechter te stappen. De debiteur wordt schriftelijk en telefonisch benaderd en er kunnen afspraken worden gemaakt over betaling of een betalingsregeling.
Het voordeel is vooral dat het dossier consequent wordt opgevolgd. Je hoeft zelf niet iedere week opnieuw achter dezelfde factuur aan en creëert enige afstand tussen de commerciële relatie en de inning van de schuld.
Dat kan juist prettig zijn wanneer je de klantrelatie wilt behouden.
Een incassobureau kan overigens niet zelfstandig beslag leggen of iemand juridisch dwingen te betalen. Wanneer buitengerechtelijke incasso niet werkt, kan uiteindelijk een juridische procedure en eventueel een gerechtsdeurwaarder nodig zijn.
Minder tijd kwijt aan openstaande facturen?
Wil je betalingsachterstanden eerder signaleren en voorkomen dat facturen onnodig lang openstaan? Het Debiteurenhuis helpt mkb-ondernemers met zowel debiteurenbeheer als incasso, met aandacht voor het behoud van de klantrelatie.
Wacht niet eindeloos met overdracht
Veel ondernemers stellen het inschakelen van een incassobureau uit omdat ze bang zijn de klant kwijt te raken.
Dat is begrijpelijk, maar maandenlang blijven bellen terwijl afspraken telkens niet worden nagekomen, is meestal geen betere oplossing.
Werk daarom met een vaste escalatieprocedure. Bijvoorbeeld:
- kort na de vervaldatum een vriendelijke herinnering;
- daarna persoonlijk contact;
- vervolgens een duidelijke laatste betaaltermijn;
- daarna overdracht naar incasso.
Het exacte tempo hangt af van je branche, de hoogte van de factuur en de relatie met de klant. Belangrijker is dat je consequent handelt.
Wanneer de ene klant drie maanden zonder gevolgen te laat kan betalen en een andere klant na twee weken al streng wordt aangesproken, wordt je debiteurenbeheer moeilijk beheersbaar.
Wat kun je rekenen bij een zakelijke betalingsachterstand?
Wanneer een zakelijke klant te laat betaalt, kun je onder voorwaarden meer opeisen dan alleen het oorspronkelijke factuurbedrag.
Denk bijvoorbeeld aan wettelijke handelsrente en incassokosten. Wat precies mogelijk is, hangt mede af van de overeenkomst en je algemene voorwaarden.
Zorg daarom dat die voorwaarden vooraf correct van toepassing zijn verklaard. Algemene voorwaarden die pas voor het eerst onderaan de factuur worden genoemd, bieden niet automatisch dezelfde juridische positie.
Bij grotere openstaande bedragen is het verstandig om tijdig te laten beoordelen welke rente en kosten daadwerkelijk gevorderd kunnen worden.
Let op welk incassobureau je inschakelt
Een incassobureau handelt namens jouw onderneming. De manier waarop het bureau met een debiteur communiceert, straalt daardoor ook op jouw bedrijf af.
Kijk daarom niet alleen naar het tarief.
Let bijvoorbeeld op:
- hoe het bureau met debiteuren communiceert;
- hoeveel inzicht je krijgt in lopende dossiers;
- hoe betalingsregelingen worden behandeld;
- hoe snel dossiers worden opgevolgd;
- wanneer juridische stappen worden geadviseerd;
- of het bureau voldoet aan de geldende kwaliteitseisen.
Voor een goede klant die één keer in betalingsproblemen komt, wil je waarschijnlijk een andere aanpak dan voor een partij die structureel afspraken negeert.
Professionele incasso betekent daarom niet automatisch zo hard mogelijk optreden. Het gaat vooral om effectief innen met een aanpak die past bij de situatie.
Incasso lost het probleem achter betalingsachterstanden niet op
Een incassobureau is nuttig wanneer een betaling al is vastgelopen. Maar wanneer iedere maand meerdere facturen richting incasso gaan, ligt het echte probleem mogelijk eerder in je proces.
Misschien worden facturen te laat verstuurd. Misschien worden vervallen termijnen niet automatisch opgevolgd. Of niemand binnen het bedrijf voelt zich echt verantwoordelijk voor openstaande posten.
Daar komt debiteurenbeheer om de hoek kijken.
Bij goed debiteurenbeheer wordt voortdurend gecontroleerd welke facturen nog openstaan, welke betaaltermijnen zijn verlopen en welke klanten aandacht nodig hebben.
Daardoor ontstaat veel eerder contact dan wanneer je pas aan het einde van de maand een lijst met oude facturen bekijkt.
Debiteurenbeheer uitbesteden als preventieve maatregel
Vooral binnen groeiende mkb-bedrijven belandt debiteurenbeheer gemakkelijk tussen andere werkzaamheden.
De ondernemer belt zelf klanten wanneer daar tijd voor is. De boekhouder stuurt af en toe een overzicht en een medewerker verstuurt incidenteel een herinnering. Zolang iedereen netjes betaalt, werkt dat redelijk. Zodra het aantal facturen groeit, ontstaan sneller achterstanden.
Door je debiteurenbeheer uit te besteden, maak je van de opvolging een vast proces. Een externe partij kan bijvoorbeeld controleren welke facturen zijn verlopen, herinneringen versturen, telefonisch opvolgen, betalingsbeloften registreren en problematische dossiers tijdig doorzetten naar incasso.
Het doel is daarbij niet om iedere klant zo snel mogelijk onder druk te zetten. Juist tijdige en professionele communicatie kan voorkomen dat een kleine betalingsachterstand uiteindelijk een incassodossier wordt.
Wat levert uitbesteed debiteurenbeheer op?
Het belangrijkste voordeel is meer grip op je openstaande omzet.
Een verkoop telt voor je cashflow immers pas echt wanneer het geld op je rekening staat. Een onderneming kan op papier winstgevend zijn en tegelijkertijd in de problemen komen wanneer klanten structureel te laat betalen.
Met een vast debiteurenproces worden vervallen facturen sneller zichtbaar en consequent opgevolgd. Bovendien krijg je beter inzicht in het betalingsgedrag van klanten.
Betaalt een klant drie keer achter elkaar pas na meerdere herinneringen? Dan kun je bij een volgende opdracht bijvoorbeeld kiezen voor:
- een kortere betalingstermijn;
- een voorschot;
- betaling in termijnen;
- eerst betaling van bestaande facturen;
- strengere kredietvoorwaarden.
Zo gebruik je debiteurenbeheer niet alleen om geld binnen te krijgen, maar ook om toekomstige risico’s te verkleinen.
Voorkomen begint vóór de factuur
Goed debiteurenbeheer beperkt zich niet tot herinneringen sturen.
Bij nieuwe of grote klanten kun je vooraf controleren met wie je zaken doet en hoeveel financieel risico je wilt nemen. Zeker wanneer één klant een groot deel van je omzet vertegenwoordigt, kan een betalingsprobleem direct gevolgen hebben voor je eigen onderneming.
Bij grotere opdrachten kun je daarom bijvoorbeeld een voorschot vragen of werken met meerdere factuurmomenten.
Let daarnaast op signalen tijdens de samenwerking. Worden eerdere facturen steeds later betaald? Veranderen contactpersonen regelmatig? Worden afspraken over betaling niet nagekomen?
Hoe eerder je zulke patronen herkent, hoe eerder je passende maatregelen kunt nemen.
Automatiseer waar het kan, houd persoonlijk contact waar het nodig is
Software kan veel werk uit handen nemen. Denk aan automatische facturatie, betaalherinneringen en meldingen wanneer een termijn wordt overschreden.
Maar automatisering alleen is niet altijd voldoende.
Een geautomatiseerde e-mail kan prima werken bij een factuur die drie dagen te laat is. Wanneer een klant na meerdere herinneringen nog steeds niet betaalt, is persoonlijk contact meestal effectiever.
Een goede aanpak combineert daarom automatisering met menselijke opvolging.
Laat het systeem signaleren waar actie nodig is, maar bepaal vervolgens welke benadering bij de klant past.
Houd je debiteurentermijn in de gaten
Wie grip wil krijgen op betalingsgedrag, moet niet alleen naar het totale openstaande bedrag kijken.
Kijk ook naar hoe lang klanten gemiddeld nodig hebben om te betalen. Wanneer je standaard een betaaltermijn van 30 dagen hanteert, maar facturen gemiddeld pas na 52 dagen worden voldaan, financier je je klanten feitelijk ruim drie weken langer dan afgesproken.
Dat verschil kan bij een hoge maandelijkse omzet flink oplopen.
Volg daarom bijvoorbeeld:
- het totaal aan openstaande facturen;
- het bedrag dat al over de betaaltermijn heen is;
- de gemiddelde daadwerkelijke betaalduur;
- het aantal betalingsregelingen;
- het aantal dossiers dat richting incasso gaat;
- klanten die structureel te laat betalen.
Daarmee wordt debiteurenbeheer een financieel stuurinstrument in plaats van alleen administratieve opvolging.
Maak van debiteurenbeheer een vast proces
Wil je betalingsachterstanden structureel terugdringen, controleer dan in ieder geval:
- of facturen direct en foutloos worden verstuurd;
- of betalingstermijnen vooraf duidelijk zijn afgesproken;
- of verlopen facturen automatisch worden gesignaleerd;
- wie verantwoordelijk is voor telefonisch contact;
- wanneer een herinnering of aanmaning wordt verstuurd;
- welke betalingsbeloften zijn gemaakt;
- op welk moment een dossier naar een incassobureau gaat;
- welke klanten structureel te laat betalen.
Analyseer daarnaast regelmatig waarom facturen te laat worden betaald.
Wanneer dezelfde oorzaak steeds terugkomt, los die dan structureel op. Misschien moet je eerder factureren, duidelijkere betaalvoorwaarden gebruiken of het interne goedkeuringsproces van een grote opdrachtgever beter kennen.
Incasso en debiteurenbeheer vullen elkaar aan
Een incassobureau en debiteurenbeheer hebben uiteindelijk twee verschillende functies.
Incasso helpt wanneer een betaling al is vastgelopen. Debiteurenbeheer probeert juist te voorkomen dat het zover komt.
Voor ondernemers is de combinatie daarom interessant. Door facturen vroeg en consequent op te volgen, kun je veel betalingsproblemen oplossen voordat ze ernstig worden. Blijft een klant ondanks duidelijke afspraken en meerdere contactmomenten niet betalen, dan kan het dossier vervolgens snel worden overgedragen.
Daarmee voorkom je dat achterstallige facturen maandenlang blijven liggen terwijl jij ondertussen wel salarissen, belastingen en leveranciers moet betalen.
Wie structureel veel facturen verstuurt, doet er daarom goed aan debiteurenbeheer niet te behandelen als een administratief klusje voor wanneer er tijd over is. Maak er een vast onderdeel van je financiële proces van of besteed het uit.
Dat geeft niet alleen rust in de administratie, maar vooral meer grip op je cashflow en minder geld dat onnodig bij klanten blijft liggen.
Dit artikel bevat algemene informatie en is geen individueel juridisch advies. Welke incasso- en betalingstermijnen gelden, hangt onder meer af van het type klant, de overeenkomst en de toepasselijke algemene voorwaarden.