Je eerste medewerker aannemen is een mooie stap. Je creëert extra capaciteit en hoeft niet langer alles zelf te doen. Tegelijk word je officieel werkgever en krijg je te maken met loonheffingen, arbeidsrecht, ziekteverzuim en arboregels. Met dit stappenplan regel je de belangrijkste zaken voordat je nieuwe medewerker begint.
Stap 1: bereken de werkelijke personeelskosten
Een medewerker kost meer dan het afgesproken brutosalaris. Houd onder andere rekening met:
- minimaal 8% vakantiegeld;
- werkgeverspremies en loonheffingen;
- pensioenpremies als een regeling verplicht is;
- doorbetaalde vakantiedagen en verlof;
- verzekeringen;
- werkplek, apparatuur en software;
- reiskosten en andere arbeidsvoorwaarden;
- kosten voor salarisadministratie en opleidingen.
Een opslag van 25 tot 35% boven op het brutosalaris wordt vaak als globale vuistregel gebruikt. De werkelijke kosten kunnen echter hoger of lager uitvallen. Dat hangt bijvoorbeeld af van de sector, het type contract, de pensioenregeling en de afgesproken secundaire arbeidsvoorwaarden. Werknemers hebben normaal gesproken recht op minimaal 8% vakantiegeld over hun brutoloon.
Maak daarom vooraf een berekening voor minimaal één volledig jaar. Reserveer ook geld voor rustigere maanden, ziekte en onverwachte kosten.
Controleer de cao en het pensioenfonds
Onderzoek voordat je een salaris afspreekt of jouw onderneming onder een collectieve arbeidsovereenkomst valt. Een cao kan regels bevatten over salarisschalen, toeslagen, vakantiedagen, werktijden, pensioen en loondoorbetaling bij ziekte. Daarnaast kan deelname aan een bedrijfstakpensioenfonds verplicht zijn, ook wanneer je hier zelf nog niets voor hebt geregeld. Of een pensioenregeling verplicht is, hangt onder meer af van je bedrijfstak, beroepsgroep en eventuele cao.
Een gemiste pensioenverplichting kan later leiden tot een forse naheffing. Controleer dit daarom vóór de eerste werkdag.
Stap 2: meld je aan als werkgever
Neem je voor het eerst personeel in dienst? Dan moet je je bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever. Na je aanmelding ontvang je een loonheffingennummer. Dat heb je nodig om aangifte loonheffingen te kunnen doen. Meld je uiterlijk aan op de dag waarop je eerste werknemer begint. Geef ook bij KVK door dat je personeel in dienst neemt.
Vervolgens moet je een loonadministratie bijhouden. Daarin verwerk je onder meer:
- het brutoloon;
- loonbelasting en premies;
- vakantiegeld;
- vergoedingen en inhoudingen;
- verlof en gewerkte uren;
- loonstroken;
- de jaarlijkse opgave voor de werknemer.
Je kunt de salarisadministratie zelf doen met software, maar veel beginnende werkgevers besteden dit uit aan een salarisadministrateur of boekhouder. Dat verkleint de kans op fouten met loonheffingen, cao-afspraken en wijzigingen in wetgeving.
Zorg dat de aanmelding en administratie vóór de eerste salarisbetaling gereed zijn. Je werknemer moet bij de eerste loonbetaling een loonstrook ontvangen.
Stap 3: stel een goed arbeidscontract op
Leg de afspraken met je medewerker schriftelijk vast. Denk niet alleen aan het salaris en het aantal uren, maar ook aan:
- de functie en werkzaamheden;
- de startdatum;
- de standplaats;
- werk- en rusttijden;
- vakantiedagen;
- thuiswerken;
- reiskosten;
- overwerk;
- pensioen;
- geheimhouding;
- intellectueel eigendom;
- opzegging;
- een eventuele proeftijd.
Controleer altijd of de afspraken overeenkomen met de toepasselijke cao.
Tijdelijk of vast contract?
Bij een tijdelijk contract weet je vooraf wanneer de overeenkomst eindigt. Een vast contract heeft geen afgesproken einddatum en biedt de werknemer meer zekerheid.
Volgens de huidige ketenregeling ontstaat in beginsel automatisch een vast contract zodra een werknemer meer dan drie opvolgende tijdelijke contracten krijgt of langer dan drie jaar via meerdere tijdelijke contracten bij dezelfde werkgever werkt. In een cao kunnen afwijkende regels staan.
In 2026 zijn wijzigingen voor flexibele arbeidscontracten in voorbereiding. Zolang nieuwe wetgeving nog niet in werking is getreden, blijven de bestaande regels gelden. Controleer daarom vlak voor het afsluiten van een contract altijd de actuele situatie.
Let goed op de proeftijd
Een proeftijd moet schriftelijk worden afgesproken. Bij een contract van zes maanden of korter is een proeftijd niet toegestaan.
Voor een tijdelijk contract van meer dan zes maanden maar korter dan twee jaar geldt normaal gesproken een maximale proeftijd van één maand. Bij een vast contract of een tijdelijk contract van minimaal twee jaar is dat maximaal twee maanden. Een cao kan in sommige gevallen afwijkende regels bevatten.
Een ongeldige proeftijd wordt beschouwd alsof deze nooit is afgesproken. Laat het contract daarom controleren wanneer je twijfelt.
Stap 4: regel arbeidsomstandigheden en verzuim
Ook met maar één medewerker moet je aan de Arbowet voldoen. Wacht hiermee niet totdat iemand ziek wordt of er een ongeluk plaatsvindt.
Sluit een basiscontract af
Iedere werkgever moet beschikken over een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts. Hierin leg je vast hoe je wordt ondersteund bij onder meer ziekteverzuim, re-integratie en preventie.
Je werknemer moet ook toegang hebben tot een bedrijfsarts, bijvoorbeeld voor vragen over gezondheid en werk.
Stel een RI&E op
Vanaf het moment dat je één medewerker in dienst hebt, is een risico-inventarisatie en -evaluatie verplicht. In de RI&E beschrijf je welke gezondheids- en veiligheidsrisico’s binnen je bedrijf bestaan.
Daarbij hoort een plan van aanpak waarin staat:
- welke maatregelen je neemt;
- wie daarvoor verantwoordelijk is;
- wanneer de maatregelen worden uitgevoerd.
Ook bij kantoorwerk kunnen risico’s bestaan, zoals werkdruk, beeldschermwerk, een verkeerde werkhouding of een onveilige thuiswerkplek.
Heeft je bedrijf maximaal 25 werknemers en gebruik je een erkend branche-instrument? Dan hoeft de RI&E onder voorwaarden niet extern te worden getoetst.
Denk aan ziekteverzuim
Wordt je medewerker ziek, dan moet je normaal gesproken maximaal twee jaar minimaal 70% van het loon doorbetalen. Een cao of arbeidscontract kan bepalen dat je meer moet betalen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de begeleiding en re-integratie van de werknemer.
Voor een kleine werkgever kan langdurige ziekte financieel zwaar zijn. Een verzuimverzekering is niet wettelijk verplicht, maar kan het risico van loondoorbetaling beperken. Controleer daarbij goed wat wel en niet is verzekerd en welke begeleiding is inbegrepen.
Stap 5: richt de werkplek en processen in
Zorg vóór de eerste werkdag dat praktische zaken geregeld zijn. Denk aan:
- een laptop, telefoon en werkplek;
- toegang tot systemen en documenten;
- e-mail en gebruikersaccounts;
- veiligheidsinstructies;
- een privacy- en informatiebeveiligingsbeleid;
- registratie van uren en verlof;
- afspraken over declaraties;
- een contactpersoon voor vragen.
Geef een werknemer niet meer toegang tot klantgegevens, financiële informatie of systemen dan nodig is voor de functie. Leg daarnaast vast hoe bedrijfsmiddelen mogen worden gebruikt en wat er bij uitdiensttreding moet worden ingeleverd.
Stap 6: zorg voor een goede start
Het aannemen van een medewerker stopt niet na het ondertekenen van het contract. De eerste weken bepalen voor een groot deel hoe snel iemand zelfstandig en productief kan werken.
Maak daarom een eenvoudig inwerkplan. Leg vast:
- wie de medewerker begeleidt;
- welke werkzaamheden eerst worden geleerd;
- welke systemen en processen worden uitgelegd;
- wat je na één, twee en drie maanden verwacht;
- wanneer voortgangsgesprekken plaatsvinden.
Plan op de eerste dag voldoende tijd om het bedrijf, de functie en de verwachtingen uit te leggen. Laat de medewerker kennismaken met collega’s, klanten en belangrijke samenwerkingspartners.
Bespreek na enkele weken niet alleen de prestaties, maar vraag ook wat nog onduidelijk is en waar extra ondersteuning nodig is. Daarmee voorkom je dat kleine frustraties uitgroeien tot een vroegtijdig vertrek.
Checklist eerste medewerker aannemen
Controleer vóór de startdatum minimaal de volgende punten:
- Zijn de totale personeelskosten doorgerekend?
- Is gecontroleerd of een cao of pensioenfonds verplicht is?
- Ben je aangemeld als werkgever?
- Is het loonheffingennummer aangevraagd?
- Is de salarisadministratie ingericht?
- Is het arbeidscontract ondertekend?
- Is een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts afgesloten?
- Zijn de RI&E en het plan van aanpak opgesteld?
- Is nagedacht over het financiële risico van ziekte?
- Zijn werkplek, accounts en het inwerkprogramma gereed?
Je eerste medewerker aannemen vraagt voorbereiding, maar hoeft niet ingewikkeld te zijn. Door de financiële, juridische en praktische zaken vooraf goed te regelen, voorkom je verrassingen en geef je de samenwerking een professionele start.
Dit artikel bevat algemene informatie en is geen juridisch, fiscaal of arbeidsrechtelijk advies voor een specifieke situatie.