Een zieke medewerker heeft bij een klein bedrijf direct impact. Werk blijft liggen, collega’s moeten bijspringen en mogelijk moet je tijdelijke vervanging regelen. Tegelijk lopen het salaris en andere werkgeverskosten gewoon door.
Ziekteverzuim kost een werkgever naar schatting gemiddeld €250 tot €300 per dag. Is vervanging nodig, dan kunnen de kosten oplopen tot meer dan €400 per dag. Het precieze bedrag hangt af van het salaris, de functie en de gevolgen voor je bedrijfsvoering.
De werkelijke kosten van een zieke werknemer
De kosten bestaan uit meer dan alleen het doorbetaalde loon. Denk ook aan:
- vakantiegeld en pensioenpremies;
- werkgeverslasten;
- tijdelijke vervanging of overuren;
- omzet- en productiviteitsverlies;
- arbodienstverlening;
- re-integratiebegeleiding;
- administratie en managementtijd.
Bij een kort griepverzuim blijven de gevolgen meestal beperkt. Een medewerker die maandenlang uitvalt, kan voor een klein bedrijf echter een serieus financieel risico vormen.
Werkgevers moeten bij ziekte maximaal 104 weken minimaal 70% van het brutoloon doorbetalen. In het eerste ziektejaar mag het loon daarbij niet onder het minimumloon uitkomen. Een cao of arbeidsovereenkomst kan bepalen dat je meer moet betalen, bijvoorbeeld 100% in het eerste ziektejaar. Ook vakantiegeld en pensioenpremies kunnen doorlopen.
Wat mag je vragen bij een ziekmelding?
Je mag als werkgever niet vragen welke ziekte of medische klachten een werknemer heeft. De werknemer hoeft de oorzaak van de ziekmelding niet te vertellen.
Je mag wel vragen:
- wanneer de werknemer verwacht weer te kunnen werken;
- welke lopende werkzaamheden moeten worden overgenomen;
- hoe en wanneer contact mogelijk is;
- of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
- of aangepast of tijdelijk ander werk mogelijk lijkt.
Medische informatie hoort bij de bedrijfsarts of arbodienst. Leg daarom geen diagnoses of andere medische details vast in je personeelsadministratie. Je moet de ziekmelding uiterlijk binnen één week doorgeven aan de bedrijfsarts of arbodienst.
De Wet verbetering poortwachter
Bij langdurig verzuim moeten werkgever en werknemer actief samenwerken aan terugkeer naar werk. De Wet verbetering poortwachter bevat hiervoor vaste stappen en termijnen.
Week 1: ziekmelding
Meld de werknemer binnen één week ziek bij de arbodienst of bedrijfsarts. Houd vanaf het begin contact, maar voorkom dat je druk uitoefent om te snel terug te keren.
Week 6: probleemanalyse
Uiterlijk in de zesde ziekteweek stelt de bedrijfsarts of arbodienst een probleemanalyse op. Daarin staat welke beperkingen er zijn en welke mogelijkheden de werknemer nog heeft om te werken.
Week 8: plan van aanpak
Werkgever en werknemer maken uiterlijk in week acht samen een plan van aanpak. Hierin leg je vast welke stappen nodig zijn voor de re-integratie.
Dat kan bijvoorbeeld gaan om:
- tijdelijk minder uren werken;
- aangepaste werkzaamheden;
- andere werktijden;
- aanpassing van de werkplek;
- begeleiding of scholing;
- zoeken naar een andere passende functie.
Bespreek vervolgens minimaal eens per zes weken hoe de re-integratie verloopt en pas het plan aan wanneer dat nodig is.
Week 42 en daarna
Is de werknemer na 42 weken nog ziek? Dan moet je de langdurige ziekmelding doorgeven aan UWV. Richting het einde van het eerste ziektejaar volgt een evaluatie en wordt bekeken of terugkeer binnen het eigen bedrijf nog haalbaar is.
Kan de werknemer niet terugkeren in de eigen functie of een andere passende functie binnen het bedrijf? Dan kan een zogenoemd tweede spoor nodig zijn. Daarbij zoek je samen naar passend werk bij een andere werkgever.
Wat gebeurt er als je te weinig doet?
UWV beoordeelt na bijna twee jaar ziekte of werkgever en werknemer zich voldoende hebben ingespannen voor de re-integratie.
Heb je zonder goede reden te weinig gedaan? Dan kan UWV een loonsanctie opleggen. Je moet het loon dan maximaal 52 weken langer doorbetalen. De totale periode kan daardoor oplopen tot drie jaar.
Een loonsanctie kan bijvoorbeeld volgen wanneer:
- verplichte documenten ontbreken;
- termijnen niet zijn gevolgd;
- passend werk onvoldoende is onderzocht;
- te laat met het tweede spoor is begonnen;
- adviezen van de bedrijfsarts onvoldoende zijn opgevolgd;
- werkgever en werknemer nauwelijks contact hebben gehad.
Alleen een contract met een arbodienst afsluiten is dus niet genoeg. Als werkgever blijf je verantwoordelijk voor het proces en het dossier.
Verzekeren of het risico zelf dragen?
Een verzuimverzekering kan een deel van het doorbetaalde loon vergoeden. Afhankelijk van de polis kan de verzekering ook ondersteuning bieden bij arbodienstverlening en re-integratie.
De premie hangt onder meer af van:
- je totale loonsom;
- de sector waarin je actief bent;
- het eerdere ziekteverzuim;
- de leeftijden van medewerkers;
- de gekozen dekking;
- de eigenrisicoperiode;
- het percentage van het loon dat je verzekert.
Een langere eigenrisicoperiode verlaagt meestal de premie. Je betaalt dan bijvoorbeeld de eerste twee, vier of zes ziekteweken zelf. Voor een kleine werkgever moet dat financieel wel haalbaar zijn.
Kleine werkgevers kunnen ook kijken naar een MKB-verzuim-ontzorgverzekering. Deze verzekering combineert financiële dekking met ondersteuning bij de verplichtingen rond re-integratie.
Vergelijk verzekeringen niet alleen op premie. Controleer ook:
- hoeveel procent van het loon wordt vergoed;
- of werkgeverslasten zijn meeverzekerd;
- welke arbodienst wordt gebruikt;
- wie het re-integratietraject begeleidt;
- welke uitsluitingen gelden;
- hoe lang de eigenrisicoperiode is;
- of de dekking aansluit op de cao.
Preventie begint vóór de ziekmelding
Niet elk verzuim is te voorkomen. Een griepje, een ongeval of een ernstige ziekte zie je niet aankomen. Uitval door werkdruk en werkstress meestal wel, want die kondigt zich vaak maanden van tevoren aan.
Werkgevers betaalden in 2023 €8,3 miljard aan loon door voor verzuim dat geheel of deels met het werk te maken had. Bijna €4,9 miljard daarvan hing samen met psychosociale arbeidsbelasting, zoals werkdruk en ongewenst gedrag. Meer dan de helft dus. Dat komt vooral doordat dit type verzuim lang duurt: wie uitvalt met psychische klachten, overspannenheid of een burn-out zit gemiddeld 63 werkdagen thuis. Ruim drie maanden. Reken je met de €250 tot €300 per dag uit het begin van dit artikel, dan kost één zo’n uitval al snel €16.000 tot €19.000. En het probleem wordt niet kleiner. In 2025 had 21% van de werknemers burn-outklachten, tegen 19% in 2023.
Juist bij dit type verzuim valt er dus iets te winnen. De signalen zijn er meestal ruim voor de ziekmelding, maar worden vaak afgedaan als een drukke periode. Let daarom op:
- structureel overwerken;
- oplopende werkdruk die niemand meer benoemt;
- meer fouten en concentratieproblemen;
- teruglopende motivatie;
- veel korte ziekmeldingen kort na elkaar;
- conflicten binnen het team;
- medewerkers die geen grip meer ervaren op hun werk.
Eén signaal zegt weinig. Meerdere signalen tegelijk bij dezelfde medewerker wijzen op een patroon.
Voer daarom regelmatig gesprekken over werkbelasting, samenwerking en ontwikkeling. Niet alleen tijdens het jaarlijkse functioneringsgesprek, maar ook tussendoor. Wacht niet tot een medewerker zich langdurig ziek meldt.
Maak een duidelijk verzuimprotocol
Leg vooraf vast wat een werknemer bij ziekte moet doen. Beschrijf bijvoorbeeld:
- Bij wie en voor welk tijdstip iemand zich ziekmeldt.
- Hoe de bereikbaarheid tijdens ziekte wordt geregeld.
- Wanneer contactmomenten plaatsvinden.
- Hoe de arbodienst wordt ingeschakeld.
- Welke informatie wel en niet wordt gevraagd.
- Hoe terugkeer en aangepast werk worden besproken.
- Wanneer een werknemer zich weer beter meldt.
Communiceer deze regels met alle medewerkers. Zo voorkom je onduidelijkheid op het moment dat iemand uitvalt.
Ziekteverzuim vraagt om financiële én persoonlijke aandacht
Voor een klein bedrijf kan één langdurig zieke medewerker een groot deel van de jaarwinst opslokken. Tegelijk gaat achter iedere ziekmelding een medewerker schuil die goede begeleiding nodig heeft.
Bereken daarom vooraf hoeveel verzuim je zelf kunt dragen, controleer je verzekering en richt het verzuimproces goed in. Houd tijdens ziekte persoonlijk contact, volg de wettelijke termijnen en onderzoek tijdig welke werkzaamheden nog wel mogelijk zijn.
Goed verzuimbeleid draait uiteindelijk niet alleen om het beperken van kosten. Het helpt medewerkers verantwoord terug te keren en voorkomt dat een tijdelijk probleem onnodig langdurig wordt.
Dit artikel bevat algemene informatie en is geen juridisch, medisch of verzekeringsadvies voor een specifieke situatie.