Een zakelijke rekening maakt het makkelijker om inkomsten, kosten en belastingen uit elkaar te houden. Maar de goedkoopste rekening is niet automatisch de beste keuze. Transactiekosten, boekhoudkoppelingen en groeimogelijkheden kunnen uiteindelijk belangrijker zijn dan het maandbedrag.
Aan de hand van dit artikel vertellen we graag meer over waar je op moet letten bij de keuze!
Is een zakelijke rekening verplicht?
Voor een eenmanszaak, vof, maatschap of cv is een zakelijke bankrekening niet wettelijk verplicht. Je moet wel een duidelijke administratie bijhouden waarin zakelijke en privébetalingen van elkaar te onderscheiden zijn. Een aparte rekening maakt dat een stuk eenvoudiger.
Controleer ook de voorwaarden van je bank. Veel banken staan niet toe dat je een particuliere betaalrekening structureel voor zakelijke transacties gebruikt. Betaalplatformen en verkoopkanalen kunnen bovendien eisen dat je een zakelijke rekening hebt.
Voor een bv of nv is een zakelijke rekening wel nodig. De vennootschap is een zelfstandige rechtspersoon en kan daarom niet simpelweg de privérekening van de bestuurder gebruiken.
Kijk verder dan het maandbedrag
Banken rekenen meestal een vast bedrag per maand, maar dat is slechts een deel van de totale kosten. Controleer daarom ook de tarieven voor:
- bij- en afschrijvingen;
- betaalpassen en creditcards;
- contant geld storten;
- internationale overboekingen;
- betalingen in vreemde valuta;
- extra rekeningen of spaarpotten;
- meerdere gebruikers;
- boekhoudkoppelingen.
Een goedkope rekening kan duurder uitvallen wanneer je voor iedere transactie apart betaalt. Maak daarom een berekening op basis van je verwachte gebruik.
Een zzp’er die maandelijks twintig betalingen ontvangt, heeft andere wensen dan een winkel of horecabedrijf met honderden transacties, pinautomaten en contante stortingen.
Controleer de boekhoudkoppeling
Een goede koppeling met je boekhoudprogramma is vaak belangrijker dan een paar euro verschil in abonnementskosten.
Met een automatische bankkoppeling worden transacties rechtstreeks in je administratie ingelezen. Je hoeft bankafschriften dan niet steeds handmatig te downloaden en betalingen zijn eenvoudiger aan facturen te koppelen. KVK noemt tijdwinst in de administratie als een belangrijk voordeel van een zakelijke rekening.
Controleer vóór het openen van de rekening:
- of jouw boekhoudpakket wordt ondersteund;
- of de koppeling automatisch of handmatig werkt;
- hoe vaak transacties worden bijgewerkt;
- of je extra betaalt voor de koppeling;
- of meerdere rekeningen kunnen worden gekoppeld.
Werk je met een boekhouder? Vraag dan met welke banken en koppelingen diegene goede ervaringen heeft.
Denk aan betaalmogelijkheden
Niet iedere onderneming heeft dezelfde betaaloplossingen nodig. Bepaal daarom vooraf hoe klanten je betalen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- bankoverschrijvingen;
- automatische incasso;
- betaalverzoeken;
- iDEAL-betalingen;
- pinbetalingen;
- creditcards;
- betalingen via een webshop;
- buitenlandse betalingen.
Controleer of de rekening eenvoudig gekoppeld kan worden aan je webshop, betaalprovider of kassasysteem. Bekijk ook hoe snel ontvangen betalingen op je rekening staan en welke transactiekosten gelden.
Ontvang je regelmatig internationale betalingen? Let dan extra op wisselkoersopslagen, correspondentiekosten en de ondersteuning van verschillende valuta.
Online bank of traditionele bank?
Online banken zijn vaak sterk gericht op snel en digitaal bankieren. Ze bieden bijvoorbeeld digitale betaalpassen, meerdere betaalpotjes en directe meldingen in een app.
Traditionele banken bieden meestal een breder pakket aan zakelijke diensten. Denk aan financieringen, verzekeringen, pinoplossingen, contante stortingen en persoonlijk advies.
De beste keuze hangt af van je onderneming.
Een zelfstandige dienstverlener zonder contante betalingen heeft vaak voldoende aan een eenvoudige digitale rekening. Een groeiend bedrijf met personeel, voorraad of financieringsbehoefte kan meer hebben aan een bank die aanvullende zakelijke producten aanbiedt.
Kijk niet alleen naar wat je vandaag nodig hebt. Denk ook na over de situatie over twee of drie jaar.
Let op service en bereikbaarheid
Bij dagelijks bankieren heb je meestal weinig ondersteuning nodig. Maar bij een geblokkeerde betaling, fraude of een probleem met je rekening wil je snel iemand kunnen bereiken.
Controleer daarom:
- wanneer de klantenservice bereikbaar is;
- of contact alleen via chat verloopt;
- of telefonisch contact mogelijk is;
- of er fysieke servicepunten zijn;
- hoe storingen en fraude worden afgehandeld;
- welke ondersteuning buiten kantooruren beschikbaar is.
Lees ervaringen van andere ondernemers, maar let wel op de datum en context. Een lage beoordeling na één storing zegt minder dan terugkerende klachten over bereikbaarheid of langdurige blokkades.
Controleer gebruikers en bevoegdheden
Werk je samen met een compagnon, medewerker of boekhouder? Kijk dan welke mogelijkheden de bank biedt voor meerdere gebruikers.
Je wilt bijvoorbeeld kunnen instellen dat:
- een boekhouder transacties mag bekijken;
- een medewerker betalingen mag voorbereiden;
- grotere betalingen door twee personen moeten worden goedgekeurd;
- niet iedere gebruiker volledige toegang heeft.
Bij een vof, maatschap of bv kunnen goede bevoegdheden voorkomen dat één persoon zonder controle grote bedragen overboekt. Banken kunnen verschillende bestuurders, medewerkers of adviseurs toegang geven tot de rekening.
Houd rekening met het aanvraagproces
Een rekening openen kan soms snel, maar banken zijn verplicht om onderzoek te doen naar klanten en geldstromen. Ze kunnen vragen stellen over je bedrijfsactiviteiten, inkomsten, belanghebbenden en de landen waarmee je zakendoet. Bij een hoger risico kan een aanvraag langer duren of worden geweigerd.
Zorg daarom dat je gegevens op orde zijn. Denk aan:
- een geldig identiteitsbewijs;
- je KVK-nummer;
- informatie over je activiteiten;
- UBO-gegevens;
- statuten of een vennootschapscontract;
- een overzicht van internationale activiteiten.
Open de rekening ruim voordat je deze nodig hebt. Ga er niet automatisch van uit dat iedere aanvraag binnen enkele minuten is afgerond.
Kun je later nog overstappen?
Je zit niet voor altijd aan dezelfde bank vast. De gratis Overstapservice helpt particuliere én zakelijke rekeninghouders bij het overstappen naar een andere Nederlandse bank.
Inkomende betalingen en automatische incasso’s worden gedurende dertien maanden doorgestuurd. Je houdt daardoor tijd om klanten, leveranciers en andere organisaties over je nieuwe rekeningnummer te informeren. Sommige zaken, zoals ingeplande overboekingen en bepaalde rekeninginstellingen, moet je wel zelf aanpassen.
Controleer bij een overstap ook alle facturen, betaalproviders, abonnementen, belastinggegevens en automatische betalingen.
Welke zakelijke rekening past bij jou?
Vergelijk zakelijke rekeningen niet alleen op de maandprijs. Kijk vooral naar de manier waarop je de rekening gebruikt.
Let minimaal op:
- de totale jaarlijkse kosten;
- het aantal inbegrepen transacties;
- de koppeling met je boekhouding;
- betaalmogelijkheden voor klanten;
- kosten voor buitenlandse betalingen;
- service en bereikbaarheid;
- meerdere gebruikers en bevoegdheden;
- spaar- en financieringsmogelijkheden.
Voor een zzp’er kan een eenvoudige online rekening voldoende zijn. Een groeiend mkb-bedrijf heeft mogelijk meer aan uitgebreide betaalmogelijkheden, financiering en persoonlijk advies.
De beste zakelijke rekening is uiteindelijk niet de rekening met de meeste functies, maar de rekening die past bij je administratie, betalingsverkeer en groeiplannen.