Vanaf 1 januari 2027 moeten werkgevers waarschijnlijk meer openheid geven over de manier waarop salarissen worden bepaald. Sollicitanten krijgen eerder inzicht in het mogelijke salaris en medewerkers mogen informatie opvragen over de beloning van collega’s met gelijkwaardig werk.
Dat betekent niet dat straks alle individuele salarissen openbaar worden. De nieuwe regels zijn vooral bedoeld om onverklaarbare loonverschillen tussen mannen en vrouwen zichtbaar te maken en te verkleinen.
De wet is nog niet definitief. Het wetsvoorstel moet nog worden goedgekeurd door de Tweede en Eerste Kamer. Toch is het verstandig om je als werkgever nu al voor te bereiden. Vooral wanneer salarissen momenteel vooral op gevoel, onderhandelingen of historische afspraken zijn gebaseerd.
Wat houdt de Wet loontransparantie in?
De Wet loontransparantie is de Nederlandse uitwerking van Europese regels over gelijke beloning. Het uitgangspunt daarvan is duidelijk: mannen en vrouwen moeten voor gelijk of gelijkwaardig werk hetzelfde loon ontvangen.
Bij gelijkwaardig werk gaat het niet alleen om medewerkers met precies dezelfde functietitel. Ook verschillende functies kunnen vergelijkbaar zijn wanneer ze een soortgelijk niveau hebben op het gebied van:
- kennis en vaardigheden;
- verantwoordelijkheden;
- inspanning;
- arbeidsomstandigheden.
Een verschil in salaris blijft mogelijk. Een medewerker met meer relevante ervaring, zwaardere verantwoordelijkheden of aantoonbaar betere prestaties mag bijvoorbeeld meer verdienen. Het verschil moet alleen gebaseerd zijn op objectieve en genderneutrale criteria.
Als werkgever moet je dus kunnen uitleggen waarom de ene medewerker meer verdient dan de andere.
Geldt de wet ook voor kleine werkgevers?
Een deel van de regels geldt straks voor alle werkgevers. Ook bedrijven met slechts enkele medewerkers moeten daarom hun salarisbeleid beter kunnen onderbouwen.
Zo moeten werkgevers waarschijnlijk:
- vooraf informatie geven over het startsalaris of de salarisschaal;
- stoppen met vragen naar het vorige salaris van een kandidaat;
- functies op een objectieve manier waarderen;
- duidelijk maken hoe salarissen en loonsverhogingen worden bepaald;
- reageren op informatieverzoeken van medewerkers.
De uitgebreide rapportageplicht geldt alleen voor organisaties met minimaal 100 werknemers. Kleine werkgevers hoeven dus geen uitgebreide loonrapportages op te stellen, maar moeten hun beloningsverschillen wel kunnen uitleggen.
Salaris moet eerder duidelijk zijn
Een belangrijke verandering vindt al plaats tijdens de sollicitatieprocedure. Kandidaten moeten vóór de salarisonderhandeling weten welk startsalaris of welke salarisschaal bij de functie hoort.
Het salaris hoeft volgens het huidige voorstel niet verplicht in iedere vacature te staan. Je mag de informatie ook op een ander moment verstrekken, zolang dat maar gebeurt voordat de onderhandelingen beginnen.
In de praktijk is een salarisindicatie in de vacature vaak de duidelijkste oplossing. Kandidaten weten meteen waar ze aan toe zijn en je voorkomt gesprekken met mensen van wie de verwachtingen ver buiten je budget liggen.
Werk je met een brede salarisschaal? Leg dan ook vast hoe je bepaalt waar iemand binnen die schaal begint. Denk bijvoorbeeld aan:
- relevante werkervaring;
- opleidingsniveau;
- vakkennis en certificaten;
- verantwoordelijkheden binnen de functie;
- aantoonbare vaardigheden.
Een schaal van €3.000 tot €6.000 zonder verdere uitleg biedt weinig transparantie. De kandidaat moet kunnen begrijpen welke factoren bepalen of het startsalaris onderaan, in het midden of bovenaan de schaal ligt.
Vragen naar het vorige salaris mag niet meer
Op dit moment vragen werkgevers tijdens een sollicitatiegesprek regelmatig wat een kandidaat bij zijn huidige of vorige werkgever verdient. Vanaf de invoering van de nieuwe wet mag dat niet meer.
De reden daarvoor is dat een bestaand loonverschil anders steeds wordt meegenomen naar een volgende baan. Iemand die in een vorige functie te weinig verdiende, blijft daardoor mogelijk ook bij een nieuwe werkgever achterlopen.
Een salarisaanbod moet daarom worden gebaseerd op de waarde van de functie en de kennis en ervaring van de kandidaat. Het oude salaris mag daarbij geen uitgangspunt meer zijn.
Je mag naar verwachting nog wel vragen naar de salarisverwachting van een kandidaat. Toch is het vaak beter om zelf vooraf een duidelijke salarisschaal te noemen. Daarmee voorkom je dat de kandidaat als eerste een bedrag moet noemen en houd je het gesprek gericht op de functie.
Zorg voor een duidelijke loonstructuur
Loontransparantie vraagt niet alleen om openheid tijdens het aannemen van nieuwe medewerkers. Ook bij bestaande medewerkers moet duidelijk zijn hoe hun salaris is opgebouwd.
Daarvoor heb je een objectieve loonstructuur nodig. Voor een klein bedrijf hoeft dat geen uitgebreid functiehuis met tientallen functieniveaus te zijn. Een eenvoudig overzicht kan al voldoende zijn, zolang je maar kunt uitleggen:
- welke functies binnen je bedrijf bestaan;
- welke verantwoordelijkheden daarbij horen;
- welk salarisbereik bij iedere functie past;
- wanneer iemand recht heeft op een salarisverhoging;
- waarom medewerkers binnen dezelfde functie verschillend verdienen.
Zonder duidelijke structuur ontstaan loonverschillen vaak ongemerkt. De ene medewerker heeft bij indiensttreding stevig onderhandeld, terwijl een andere medewerker minder heeft gevraagd. Ook persoonlijke gunfactoren of losse toezeggingen kunnen ervoor zorgen dat salarissen uit elkaar gaan lopen.
Dat hoeft niet direct te betekenen dat er sprake is van verboden onderscheid. Je moet het verschil alleen wel objectief kunnen verklaren.
Medewerkers krijgen recht op informatie
Werknemers krijgen straks meer mogelijkheden om te controleren of zij eerlijk worden beloond. Zij mogen schriftelijk informatie opvragen over hun eigen loonniveau en over de gemiddelde beloning van collega’s met gelijkwaardig werk.
Daarbij mogen zij onder meer vragen naar:
- hun eigen loonniveau;
- het gemiddelde loonniveau binnen een vergelijkbare groep;
- de verdeling van die gemiddelde beloning tussen mannen en vrouwen.
Een medewerker krijgt dus niet te zien wat een specifieke collega verdient. Het gaat om gemiddelde bedragen binnen een groep werknemers met gelijkwaardig werk.
Werkgevers moeten volgens het voorstel binnen twee maanden op zo’n verzoek reageren. Daarnaast moeten zij medewerkers jaarlijks informeren over dit recht en uitleggen hoe een verzoek kan worden ingediend.
Voor kleine teams kan het lastig zijn om gemiddelden te delen zonder dat individuele salarissen alsnog herkenbaar worden. Werkgevers zullen daarom zorgvuldig moeten omgaan met privacy en de manier waarop informatie wordt gepresenteerd.
Medewerkers mogen hun salaris bespreken
Werkgevers mogen medewerkers straks niet verbieden om over hun eigen salaris te praten wanneer dit nodig is om gelijke beloning te controleren.
Een bepaling in een arbeidscontract waarin staat dat het salaris altijd geheim moet blijven, kan daardoor niet meer zonder meer worden gebruikt. Werknemers moeten hun beloning met collega’s kunnen vergelijken als zij vermoeden dat er sprake is van ongelijke behandeling.
Dat betekent overigens niet dat een werkgever verplicht is om een overzicht van alle individuele salarissen rond te sturen. Het recht van medewerkers om hun eigen loon te bespreken staat los van de bescherming van persoonsgegevens van collega’s.
Rapportageplicht vanaf 100 werknemers
Voor werkgevers met minimaal 100 werknemers gaan aanvullende regels gelden. Zij moeten periodiek rapporteren over loonverschillen tussen mannen en vrouwen.
De rapportage bevat onder meer informatie over:
- het gemiddelde loonverschil;
- verschillen in bonussen en andere variabele beloningen;
- het mediane loonverschil;
- de verdeling van mannen en vrouwen over verschillende loonniveaus;
- loonverschillen binnen groepen met gelijkwaardig werk.
Werkgevers met minimaal 250 werknemers moeten waarschijnlijk jaarlijks rapporteren. Organisaties met 100 tot 250 werknemers krijgen naar verwachting een rapportageplicht van eens per drie jaar.
De rapportage gaat over gemiddelden en percentages. Individuele salarissen worden niet openbaar gemaakt.
Wat gebeurt er bij een loonverschil van 5 procent?
Komt uit de rapportage naar voren dat mannen en vrouwen binnen een groep met gelijkwaardig werk gemiddeld minimaal 5 procent verschillend worden beloond? Dan moet de werkgever onderzoeken waardoor dat verschil ontstaat.
Een verschil van 5 procent is niet automatisch verboden. Het kan bijvoorbeeld worden verklaard door relevante ervaring, aantoonbare prestaties of verschillende verantwoordelijkheden.
Kan de werkgever het verschil niet verklaren met objectieve en genderneutrale criteria? Dan moet hij maatregelen nemen om het verschil te verkleinen.
Wanneer het verschil niet binnen zes maanden wordt opgelost, kan een uitgebreidere loonevaluatie nodig zijn. Daarbij onderzoekt de werkgever samen met de werknemersvertegenwoordiging hoe het verschil is ontstaan en welke aanpassingen nodig zijn.
De bewijslast verschuift sneller naar de werkgever
De nieuwe regels versterken de positie van werknemers die vermoeden dat zij ongelijk worden beloond.
Voldoet een werkgever niet aan de verplichtingen rond loontransparantie? Dan kan in een juridische procedure de bewijslast verschuiven. De werkgever moet dan aantonen dat geen sprake is van verboden onderscheid.
Een werkgever die duidelijke salarisschalen, functieprofielen en beoordelingscriteria heeft, staat daardoor sterker dan een werkgever die salarisverschillen achteraf probeert te verklaren.
Het gaat dus niet alleen om wat je betaalt, maar ook om wat je hebt vastgelegd.
Zo bereid je je als werkgever voor
Je hoeft niet te wachten tot de wet definitief is. Door nu al enkele praktische stappen te zetten, voorkom je dat je straks je volledige salarisbeleid moet aanpassen.
Breng je functies in kaart
Beschrijf per functie de belangrijkste werkzaamheden, verantwoordelijkheden en benodigde vaardigheden. Kijk daarbij verder dan alleen de functietitel. Twee verschillende functies kunnen toch gelijkwaardig zijn.
Maak salarisschalen duidelijk
Bepaal welk salarisbereik bij iedere functie hoort. Leg vervolgens vast welke factoren bepalen waar iemand binnen die schaal wordt ingedeeld.
Controleer bestaande loonverschillen
Vergelijk de salarissen van medewerkers die gelijk of gelijkwaardig werk doen. Onderzoek opvallende verschillen en leg vast waarom deze gerechtvaardigd zijn.
Maak salarisgroei voorspelbaar
Bepaal wanneer een medewerker in aanmerking komt voor een verhoging. Dat kan bijvoorbeeld afhangen van ervaring, prestaties, extra verantwoordelijkheden of het behalen van bepaalde doelen.
Zorg dat dezelfde criteria consequent op alle medewerkers worden toegepast.
Pas het sollicitatieproces aan
Neem een salaris of salarisschaal op in de vacature of deel deze vóór het eerste gesprek. Verwijder daarnaast vragen naar het huidige en vorige salaris uit sollicitatieformulieren en gespreksscripts.
Leg beslissingen vast
Noteer waarom iemand een bepaald startsalaris, een verhoging of een bonus krijgt. Daarmee voorkom je dat je jaren later moet reconstrueren hoe een salarisverschil is ontstaan.
Loontransparantie betekent vooral dat je keuzes uitlegbaar zijn
De Wet loontransparantie verplicht werkgevers niet om alle salarissen openbaar te maken. Het belangrijkste uitgangspunt is dat beloningsverschillen begrijpelijk en objectief moeten zijn.
Kun je uitleggen waarom een functie binnen een bepaalde schaal valt, waarom een medewerker een bepaald startsalaris krijgt en wanneer iemand doorgroeit? Dan heb je een belangrijk deel van de basis al op orde.
Voor kleine werkgevers hoeft dat niet ingewikkeld te worden. Een overzichtelijke functie-indeling, realistische salarisschalen en duidelijke afspraken over salarisgroei zijn vaak voldoende om grote stappen te zetten.
Daarmee verklein je niet alleen juridische risico’s. Je voorkomt ook onduidelijkheid en frustratie binnen je team.
Het Nederlandse wetsvoorstel is op dat moment nog niet definitief. De beoogde ingangsdatum is 1 januari 2027. Dit artikel bevat algemene informatie en is geen juridisch advies.