Een onbetaalde factuur is niet alleen vervelend, maar kan ook direct gevolgen hebben voor je cashflow. Toch kun je niet zomaar extra kosten rekenen, beslag laten leggen of een incassobureau alle vrijheid geven.
Welke stappen je moet zetten, hangt onder meer af van het type klant. Voor consumenten gelden strengere regels dan voor zakelijke klanten.
Controleer eerst de factuur en afspraken
Neem niet direct aan dat een klant bewust weigert te betalen. Controleer eerst:
- of de factuur correct is verzonden;
- of de betalingstermijn is verstreken;
- of het juiste bedrag en rekeningnummer zijn vermeld;
- of de klant een klacht of bezwaar heeft ingediend;
- of je kunt aantonen wat is geleverd en afgesproken.
Bel de klant eventueel eerst. Een factuur kan zijn blijven liggen, bij de verkeerde persoon terecht zijn gekomen of vragen oproepen. Een kort gesprek voorkomt soms een langdurig incassotraject.
Bewaar ondertussen alle belangrijke documenten, zoals de overeenkomst, offerte, opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden, factuur en e-mailwisseling. Die heb je mogelijk later nodig om je vordering te onderbouwen.
Stap 1: stuur een betalingsherinnering
Is de betalingstermijn verstreken? Stuur dan snel een duidelijke betalingsherinnering. Vermeld hierin:
- het openstaande bedrag;
- het factuurnummer;
- de oorspronkelijke vervaldatum;
- een nieuwe betaaltermijn;
- het rekeningnummer;
- het juiste betalingskenmerk.
Houd de eerste herinnering vriendelijk. Een klant die tijdelijk niet kan betalen, is iets anders dan een klant die niet wil betalen.
Blijft betaling uit? Stuur dan een formele aanmaning waarin je aankondigt dat rente en incassokosten kunnen volgen.
Bij consumenten is een 14-dagenbrief verplicht
Bij een consument mag je niet direct incassokosten rekenen. Je moet eerst een kosteloze aanmaning sturen waarin de klant minimaal veertien dagen krijgt om alsnog te betalen.
In deze brief moet ook duidelijk staan hoeveel incassokosten de consument verschuldigd is wanneer betaling uitblijft. Voldoet de brief niet aan de wettelijke eisen, dan loop je het risico dat je de incassokosten niet kunt verhalen.
Bij een zakelijke klant is zo’n kosteloze 14-dagenbrief meestal niet verplicht. Je kunt dan de incassoprocedure volgen die je in de overeenkomst of algemene voorwaarden hebt afgesproken. Een duidelijke laatste aanmaning blijft wel verstandig. Daarmee geef je de klant nog één kans en bouw je een overzichtelijk dossier op.
Stap 2: bereken incassokosten en rente
Betaalt de klant ook na de aanmaning niet? Dan kun je onder voorwaarden incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen.
Wettelijke incassokosten
De wettelijke incassokosten worden berekend via een staffel. Over de eerste €2.500 van de vordering geldt bijvoorbeeld een percentage van 15%.
De vergoeding bedraagt minimaal €40 en maximaal €6.775. Bij zakelijke klanten mag je in de overeenkomst of algemene voorwaarden een andere regeling afspreken. Zonder afwijkende afspraak geldt de wettelijke regeling.
Zet niet zomaar een willekeurig bedrag aan administratie- of herinneringskosten op de factuur. Vooral bij consumenten zijn de kosten wettelijk begrensd.
Wettelijke rente
Naast incassokosten kun je rente berekenen over de periode waarin de klant te laat betaalt.
Er bestaan twee soorten wettelijke rente:
- wettelijke rente voor overeenkomsten met consumenten;
- wettelijke handelsrente voor overeenkomsten tussen bedrijven of met overheidsorganisaties.
Op 17 juli 2026 bedraagt de wettelijke rente voor consumententransacties 4%. De wettelijke handelsrente bedraagt sinds 1 juli 2026 10,4%. Deze percentages kunnen veranderen. Controleer daarom altijd het actuele tarief.
Bij zakelijke overeenkomsten begint de handelsrente meestal te lopen nadat de afgesproken betalingstermijn is verstreken. Vermeld bij voorkeur op je facturen en in je algemene voorwaarden dat je bij te late betaling wettelijke handelsrente en incassokosten rekent.
Stap 3: overweeg een betalingsregeling
Kan de klant niet in één keer betalen, maar wil hij wel meewerken? Dan kan een betalingsregeling verstandiger zijn dan direct procederen.
Leg de regeling schriftelijk vast. Vermeld minimaal:
- het totale openstaande bedrag;
- de betaalmomenten en termijnbedragen;
- de verschuldigde rente en kosten;
- wat er gebeurt als een termijn niet wordt betaald;
- dat de oorspronkelijke vordering blijft bestaan.
Spreek bijvoorbeeld af dat het volledige resterende bedrag direct opeisbaar wordt wanneer de klant een termijn mist.
Een regeling heeft alleen zin wanneer deze realistisch is. Een laag maandbedrag bij een hoge schuld kan ertoe leiden dat je jarenlang op je geld wacht.
Stap 4: schakel een incassobureau of deurwaarder in
Kom je er zelf niet uit? Dan kun je een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of incasso-advocaat inschakelen.
Wat kan een incassobureau?
Een incassobureau kan namens jou:
- betalingsverzoeken en aanmaningen sturen;
- telefonisch contact opnemen;
- een betalingsregeling voorstellen;
- de verschuldigde rente en kosten berekenen.
Een incassobureau heeft geen bijzondere dwangmiddelen. Het kan geen beslag leggen, spullen verkopen of zelfstandig een gerechtelijke uitspraak afdwingen.
Controleer vooraf de voorwaarden van het bureau. “No cure, no pay” betekent niet altijd dat je nooit kosten betaalt. Proceskosten, dossierkosten of kosten bij een betwiste vordering kunnen buiten de afspraak vallen.
Incassobureaus die onder de Wet kwaliteit incassodienstverlening vallen, moeten aan kwaliteitseisen voldoen en geregistreerd zijn. Controleer daarom het Register incassodienstverlening van Justis voordat je een bureau inschakelt.
Wat kan een gerechtsdeurwaarder?
Een gerechtsdeurwaarder kan eveneens proberen om zonder procedure betaling te krijgen. Daarnaast kan een deurwaarder een dagvaarding uitbrengen.
Heb je een uitvoerbaar vonnis en betaalt de schuldenaar nog steeds niet? Dan kan de deurwaarder onder voorwaarden beslag leggen op bijvoorbeeld inkomen, een bankrekening of goederen.
Een deurwaarder kan dus niet bij iedere onbetaalde factuur direct beslag leggen. Voor een normale handelsvordering is meestal eerst een gerechtelijke uitspraak nodig.
Stap 5: naar de rechter
Blijft betaling uit of betwist de klant de factuur? Dan kun je een gerechtelijke procedure starten.
Geldvorderingen tot en met €25.000 worden doorgaans behandeld door de kantonrechter. Daarbij is een advocaat niet verplicht. Bij grotere vorderingen kom je meestal bij de civiele rechter en is voor de eisende partij wel een advocaat nodig.
Procederen brengt kosten en risico’s mee. Denk aan:
- griffierecht;
- deurwaarderskosten;
- juridische ondersteuning;
- tijd en administratie;
- het risico dat je de zaak verliest;
- het risico dat de klant ondanks een vonnis geen verhaal biedt.
Maak daarom vooraf een zakelijke afweging. Bij een klant zonder inkomen, geld of bezittingen levert zelfs een gewonnen procedure mogelijk weinig op.
Zo voorkom je betalingsproblemen
Goed debiteurenbeheer begint voordat de factuur vervalt.
Factureer direct na levering en vermeld een duidelijke betalingstermijn. Controleer bij grotere opdrachten vooraf de kredietwaardigheid van een nieuwe zakelijke klant.
Werk daarnaast waar mogelijk met:
- een aanbetaling;
- maandelijkse voorschotten;
- deelfacturen per projectfase;
- automatische incasso;
- een kredietlimiet;
- duidelijke algemene voorwaarden.
Volg openstaande facturen consequent op. Hoe langer een factuur blijft liggen, hoe kleiner de kans dat deze zonder problemen wordt betaald.
Een duidelijk incassoproces voorkomt discussie
Een incassotraject hoeft niet direct hard of juridisch te beginnen. Start met persoonlijk contact en een duidelijke herinnering. Wordt er daarna nog steeds niet betaald, bouw de druk dan stapsgewijs op.
Maak daarbij altijd onderscheid tussen consumenten en zakelijke klanten. Vooral de verplichte 14-dagenbrief bij consumenten is belangrijk. Een fout in deze stap kan betekenen dat je geen incassokosten mag rekenen.
De beste aanpak is uiteindelijk een combinatie van duidelijke betaalafspraken, snelle opvolging en een compleet dossier. Daarmee vergroot je de kans dat je factuur alsnog wordt betaald en sta je sterker wanneer verdere stappen nodig zijn.
Dit artikel bevat algemene informatie over Nederlands recht en is geen juridisch advies voor een specifieke incassozaak.